Privacyreglement Stichting voor Kennis en sociale Cohesie

De Stichting voor Kennis en sociale Cohesie, verder SKC, hecht grote waarde aan het beschermen van de persoonsgegevens van haar cliënten. Dit privacyreglement legt uit hoe SKC met de persoonsgegevens van haar cliënten omgaat. Het privacyreglement is opgesteld binnen de kaders van de Algemene verordening gegevensbescherming, verder AVG, ingetreden op 25 mei 2018.

1. Begrippen
a. De cliënt: wanneer er in dit privacyreglement gesproken wordt van de cliënt dan worden hiermee de ouder(s) en het kind als geheel bedoeld;
b. Het kind: wanneer er gesproken wordt van het kind, in dit privacy reglement, dan wordt hiermee het deelnemende kind aan het project bedoeld.
c. Ouder(s)/verzorger(s) van het kind: wanneer er gesproken wordt van ouder(s)/verzorger(s) van het kind dan betreft het hierbij de ouder(s)/verzorger(s) van het kind zoals in sub b van dit artikel is omschreven
d. Persoonsgegevens: met persoonsgegevens worden bedoeld de gegevens waarmee de cliënt, het kind of de ouder(s)/verzorger(s) mee te identificeren zijn. Dit kan zijn hun naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres et cetera. Dit privacyreglement is van toepassing op de cliënt, het kind en de ouder(s)/verzorger(s) van het kind. Dit privacyreglement is niet van toepassing op de medewerkers van SKC.

2. Verwerking van de persoonsgegevens
SKC verwerkt de persoonsgegevens die:
a. De cliënt zelf heeft ingevuld op de aanmeldformulieren uitgereikt door SKC;
b. De overige gegevens die de cliënt mogelijk deelt met SKC.

3. Doeleinden verwerking
SKC verwerkt persoonsgegevens van haar cliënten voor de volgende doeleinden:
a. Het begeleiden van het kind tijdens het project dat het kind doorloopt;
b. Het onderhouden van contact met de cliënt. Bijvoorbeeld door de ouder te informeren bij bijzonderheden of de ouder te kunnen bereiken bij eventuele calamiteiten;
c. Om te controleren dat het kind voldoet aan de vereiste om deel te nemen aan een van de projecten die SKC aanbiedt;
d. Eventuele monitoring van het kind na het afronden van een gevolgd project; e. Administratieve registratie en verantwoording bij de financiers.

4. Rechtsgronden van verwerking
SKC verwerkt de persoonsgegevens van haar cliënten op grond van een of meerdere van de volgende rechtsgronden:
a. Toestemming van de cliënt. De toestemming kan ten alle tijden worden ingetrokken door de cliënt. De rechtmatigheid van de eerder verwerkte persoonsgegevens blijft hiermee wel in stand. Dit op grond van de toestemming voorafgaande aan de intrekking; b. Een wettelijke verplichting;
c. Een gerechtvaardigd belang, dit kan zijn het uitnodigen van de cliënt voor een bijeenkomst of het contact opnemen voor extra informatie over het kind.

5. Verwerkers van de persoonsgegevens
Binnen SKC zijn de coördinatoren degene die de persoonsgegevens van de cliënt verwerken. Op basis van de beroepscode van de Beroepsvereniging voor Professionals in Sociaal Werk (BPSW) kunnen ook andere directe collega’s, assistent coördinatoren en betrokken vrijwilligers persoonsgegevens van de cliënt verwerken.

6. Persoonsgegevens delen met derden SKC deelt alleen persoonsgegevens indien:
a. Dit dient te geschieden in het kader van een wettelijke verplichting.
b. SKC toestemming heeft van de cliënt om persoonsgegevens te delen. SKC deelt geen persoonsgegevens voor commerciële doeleinden. Wel kan SKC de ouder(s)/verzorger(s) om toestemming vragen om foto’s of beeldmateriaal aan de website van SKC toe te voegen. SKC houdt contact met de betrokken scholen en docenten om zo de voortgang van het kind tijdens de trajecten beter te kunnen monitoren en hiermee het kind beter te kunnen begeleiden.

7. Bewaren van gegevens
SKC bewaart de persoonsgegevens van haar cliënten niet langer dan zij dit nodig acht. SKC hanteert een bewaartermijn van vijf jaar. De bewaartermijn van vijf jaar gaat in vanaf het moment dat het kind het traject waaraan het deelneemt heeft afgerond. SKC bewaart de aanmeldformulieren om eventueel in de toekomst monitorende activiteiten uit te kunnen voeren. De aanmeldformulieren worden op een zorgvuldige wijze bewaard en alleen de betrokken coördinatoren hebben hier toegang tot. Ten slotte worden de aanmeldformulieren bewaart ter verantwoording van de aantallen leerlingen die deel hebben genomen aan de desbetreffende projecten die SKC aanbiedt.

8. Wijzigingen in dit privacyreglement
SKC behoudt het recht dit privacyreglement ten alle tijden te wijzigen. Op de website van SKC vindt u een up-to-date versie van het privacyreglement. Het is raadzaam de website van SKC regelmatig te raadplegen voor het actuele privacyreglement. Dit zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen die SKC heeft doorgevoerd.

9. Rechten, vragen en klachten
U heeft ten alle tijden het recht SKC te verzoeken de persoonsgegevens die u bij SKC heeft aangeleverd via het aanmeldformulier in te zien, te rectificeren, te verwijderen of te beperken. Ook kunt u tegen bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens. Hierover kunt u contact opnemen met SKC door te bellen naar: 020 – 675 08 80 of door te mailen naar: info@skcnet.nl. Voor overige vragen of klachten over de manier waarop SKC uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met SKC. U kunt dit doen door te bellen naar: 020 – 675 08 80 of door te mailen naar: info@skcnet.nl. Tot slot kunt u met vragen altijd terecht bij de autoriteit persoonsgegevens, verder AP. De AP is het controlerende orgaan met betrekking tot het juist verwerken van persoonsgegevens van cliënten door organisaties.

10. Toelichting privacyreglement medewerkers SKC
In onderstaand stuk volgt een korte toelichting op het privacyreglement van SKC. Deze toelichting is bedoeld voor de volgende medewerkers van SKC: de directeur, de coördinatoren, de assistent coördinatoren, de vrijwilligers en de overige medewerkers die persoonsgegevens van cliënten verwerken.

11. AVG
Sinds de intreding van de Algemene verordening gegevensbescherming, verder AVG, op 25 mei 2018 gelden er nieuwe rechten en plichten voor organisaties met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van hun cliënten. Ook SKC heeft maatregelen moeten nemen om zo conform de AVG te handelen. Een van de maatregelen die SKC heeft genomen, is het opstellen van een privacyreglement voor haar cliënten. Het privacyreglement kan door de cliënt worden gezien als de algemene voorwaarden om mee te doen aan een project en creëert daarnaast ook duidelijkheid voor de rechten die de cliënt heeft. Het is van belang te weten dat het in strijd handelen met de AVG, gevolgen kan hebben voor een organisatie. Het controlerende orgaan, de Autoriteit Persoonsgegevens, kan (hoge) bestuurlijke boetes opleggen aan de organisatie die de persoonsgegevens niet conform de AVG verwerkt. Dit kan grote gevolgen hebben voor SKC. Naast financiële schade door boetes, kan er ook imagoschade ontstaan. De gevolgen hiervan kunnen zijn dat ouders hun kinderen niet langer mee willen laten doen bij projecten van SKC of dat subsidieverstrekkers hun subsidie stopzetten. Om bovenstaande te voorkomen, is het belangrijk het privacyreglement en de toelichting hierop goed te bestuderen.

12. Verwerking van persoonsgegevens
De AVG draait om het verwerken van persoonsgegevens. De verwerking van de persoonsgegevens houdt in dat een organisatie persoonsgegevens van cliënten in haar bezit heeft en hier bepaalde handelingen mee doet. In het privacyreglement is te lezen wat persoonsgegevens zijn, welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinde de verwerking geschiedt, op welke gronden de verwerking berust en wie deze verwerkt. De cliënten van SKC geven hun persoonsgegevens via de aanmeldformulieren aan SKC. Het is van belang dat hier zorgvuldig mee wordt omgegaan door SKC. Een organisatie mag niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Zij heeft hier een legitiem doel voor nodig. SKC heeft deze persoonsgegevens nodig om haar werkzaamheden correct uit te kunnen voeren en zodoende de kinderen correct te begeleiden. De ouder(s)/verzorger(s) ondertekent het aanmeldformulier en geeft hiermee toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens. Een handtekening van het kind is niet rechtsgeldig en betekent dus ook dat er geen rechtsgeldige verwerking is van de persoonsgegevens. De handtekening van het kind kan wel extra worden toegevoegd als symbolisch teken dat het kind zelf ook leert wat een contract aangaan betekent. De coördinatoren, de assistent coördinatoren en de vrijwilligers zijn in eerste instantie de drie partijen die de persoonsgegevens van de cliënten verwerken. Dit omdat zij ofwel de begeleiders zijn ofwel de organiserende partij die verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens. De ouder(s)/verzorger(s) geeft met het aanmeldformulier dan ook toestemming dat deze partijen inzicht hebben in (een deel) van de persoonsgegevens.

13. Delen van persoonsgegevens
Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van de cliënt te delen met andere partijen zonder toestemming van de cliënt. Hier zijn echter wel twee uitzonderingen op. Wanneer er vermoed wordt dat het kind zich in een dreigende situatie bevindt thuis, dan is het altijd toegestaan om een toepasselijke organisatie zoals Veilig Thuis hierover in te lichten. Het is de verplichting van de hulpverlener om deze melding te maken wanneer er vermoedens zijn van een (ernstige) beperking in de ontwikkeling van het kind. SKC is een begeleidende organisatie die veel samenwerkt met scholen. Om het kind correct te begeleiden, is contact met de juffen, meesters, intern begeleiders etc. genoodzaakt. Om deze reden kan er met het aanspreekpunt in de school contact worden gehouden over de voortgang van het kind binnen het project en kan er overlegd worden over eventuele bijzonderheden die van belang zijn voor de positieve ontwikkeling van het kind tijdens het traject.

14. Bewaren van persoonsgegevens
Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke van SKC om de bewaartermijn te handhaven of te zorgen dat dit wordt gehandhaafd. De verwerkingsverantwoordelijke van SKC is de directeur. De bewaartermijn van SKC is vastgesteld op vijf jaar. In deze vijf jaar zou er nog contact opgenomen kunnen worden met de kinderen voor eventueel monitorende activiteiten. Dit kan alleen indien zij hiervoor toestemming hebben gegeven op de aanmeldformulieren. De eerste aanmeldformulieren waarop deze toestemming wordt vastgelegd, zijn van het schooljaar 2019/2020.

15. Overige zaken
Aan het reglement is een clausule toegevoegd waarin is opgenomen dat SKC haar privacyreglement ten alle tijden kan wijzigen. Hiermee blijft het voor SKC mogelijk om in de toekomst aspecten van het reglement toe te voegen of te laten vervallen. Wanneer de AVG in de toekomst wijzigt, is het handig om het reglement te herzien en te oordelen of deze nog in haar geheel dekkend is. Het kan voorkomen dat cliënten toch klachten hebben over de wijze waarop SKC hun gegevens verwerkt of dat zij wensen dat SKC hun gegevens verwijdert of rectificeert. Het is van belang dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het feit dat de cliënt dit recht ten alle tijden behoudt. Een cliënt moet altijd ergens zijn klachten of vragen kwijt kunnen. Er is gekozen om het algemene nummer en e-mailadres van SKC hiervoor toegankelijk te stellen. Klachten over de verwerking van persoonsgegevens dienen altijd intern besproken te worden om er zo een leermoment voor de organisatie van te maken.

16. Vragen
Bij vragen over het privacyreglement, kunt u altijd bij ons terecht. Via info@skcnet.nl of via telefoonnummer 020 675 0880.